e- Fatura ve e- Arşiv Sistemleri

İnovasyonların sonunun gelmediği çağımızda hayatımızın her alanında varlığını hissettiren internet, sadece gündelik yaşamda değil pek çok alanda da çeşitli kolaylıkları ayağımıza getiriyor. Gelişen bu teknoloji, ticari firmaları da büyük ölçüde etkiledi. Her geçen gün yeni uygulamaların ticari hataya dahil olması ile hem şirketler hem de bakanlık bünyesi büyük bir yükten kurtuluyor. Bunların en önemlilerinden olan e- Fatura ve e- Arşiv sistemleri nedir kısaca açıkladık.

e- Fatura

Elektronik ortamda hazırlanan faturalar e-fatura olarak adlandırılır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulamaya konulan bir sistemdir. Kağıt basımı olmadan, sunucular tarafından alıcı ve satıcıya iletilen e-fatura sistemi kullanımı, yakın zamanda tüm işletmeler için zorunlu olacak. Kurumsal işlemleri kolaylaştıran ve hızlandıran e-fatura ayrıca kağıt fatura maliyetlerinin hepsini de rafa kaldırır ve işletmeye ciddi anlamda bir tasarruf sağlar.

E-faturanın avantajlarından yararlanmak isteyen herkes e-fatura sistemini kullanabilir

Madeni yağ lisansına sahip ya da bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı 25 milyon TL üzerinde olan firmalar; ve ÖTV’ye tabi kolalı gazoz, alkollü içecek ya da tütün üreten ya da ithal eden firmalar ve bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı da 10 milyon TL üzerinde olan firmaların e-Fatura’ya geçiş zorunluluğu bulunmaktadır.

e- Faturanın Sağladığı Kolaylıklar

  • Firmaların kağıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme ve mutabakat gibi işlemlerine ayırdığı maliyeti ortadan kaldırır.
  • Faturalar e-fatura ile daha hızlı hazırlanır. Zamandan da tasarruf sağlar.
  • Faturaların kaybolma riski olmaz. Dijital ortamda arşivlenen e-faturalara firma istediği zaman ulaşabilir. Bu işlemler için gerekli olan iş yükü ve maliyetten de firmayı kurtarır.
  • Ayrıca çevre dostu bir uygulamadır.
  • Mutabakat işlemlerini kolaylaştırır.

Yalnız e- faturanın firmalar açısından bazı dezavantajları da bulunmaktadır. Sisteme kayıt olan bir işletme, bir daha sistemden çıkamaz. Ayrıca mali mühür satın alınması gerekmektedir. Tüm bunların yanında e- fatura kullanan işletme, e-defter uygulamasına da geçmek zorunda kalır. 7 günden eski tarihli bir fatura düzenleme imkanı bulunmaz. Tüm faturalar anı anına Maliye Bakanlığı tarafından izlenebilir.

e- Arşiv

e- Arşiv, Maliye Bakanlığı bünyesindeki Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak işletme faturasının elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasına imkan sunan bir uygulamadır.

E- arşiv, e-fatura sistemini kullanmayan kurumlara ve kişilere elektronik ortamda fatura hazırlayıp gönderme imkânı sunar.  Bundan başka gönderilen faturaların saklanmasına da olanak tanır.

Yıllık cirosu belirlenmiş bir tutarın üzerinde bulunan e-ticaret sitelerine kullanımı zorunlu tutulmuştur.

Gelir İdaresi Başkanlığı’na yalnızca arşivlenen e-arşiv faturalarının raporlaması yapılır.

İsteyen her kurum istediği zaman e- Arşiv sistemine geçebilir. Ama e- arşiv sistemine geçmek isteyen kurum öncelikle e-fatura sistemine dâhil olmalıdır.

e- Arşiv Fatura’nın Sağladığı Avantajlar

  • e-Arşiv fatura uygulamasına dahil olan firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturabilir ve kanuni sürenin sonuna kadar elektronik ortamda saklayabilirler.
  • e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar, müşterilerine faturalarını uygun koşullar dâhilinde elektronik ortamdan gönderebileceği gibi isterlerse kâğıt olarak da teslim edebilirler.
  • e-Arşiv fatura uygulamasını kullanan işletmeler zaman, işçilik, düzeltme, tasnif, arşivleme gibi pek çok maliyetten tasarruf edebilirler.
  • e-Arşiv fatura uygulaması ile düzenlenmiş faturanın kâğıt çıktısı üzerine kaşe ve imza tatbik edilir ve fatura, malın teslimi anında düzenlenirse; üzerine yazılan “İrsaliye yerine geçer.” İfadesi ile teslim edilmesi durumunda ayrıca irsaliye düzenlenmez.

Uygulamadan yararlanmak isteyen mükellefler için başvuru işlemi elektronik imza araçları (tüzel kişiler için MALİ MÜHÜR, gerçek kişiler için NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA ya da için MALİ MÜHÜR) ile elektronik ortamda yapılmaktadır. Bu nedenle, söz konusu başvuru işlemi öncesinde mükelleflerin elektronik imza araçlarını temin etmiş olmaları gerekmektedir.

Mali Mühür Başvurusu için Gerekli Evraklar

%100 yabancı ortaklı kurumlar, Kooperatifler ve fonların mali mühür başvurusu için gönderilecek belgeler:
1. Mali Mühür Başvuru Formu ve Taahhütnamesinin doldurulmuş hali (imzalı, kaşeli).
2. “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” nin imzalı aslı.
3. Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneğinin de eklenmesi gerekmektedir.) 
4. Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.

Adi ortaklıkların mali mühür başvurusu için gönderilecek belgeler:
1. Mali Mühür Başvuru Formu ve Taahhütnamesinin doldurulmuş hali (imzalı, kaşeli).
2. “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” nin imzalı aslı.
3. Adi Ortaklık Sözleşmesinin noter onaylı örneği.
4. Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.

OSB ve Kollektif Şirketlerin mali mühür başvurusu için gönderilecek belgeler:
1. Mali Mühür Başvuru Formu ve Taahhütnamesinin doldurulmuş hali (imzalı, kaşeli).
2. “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” nin imzalı aslı. 
3. Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.
4. Firmaların kuruluşlarına göre; Kuruluş Protokolü, Kuruluş Sözleşmesinin noter onaylı örneğini veya aslını iletebilirler.

Dernek-Vakıf İktisadi İşletmelerin Mali Mühür başvurusu için gerekli belgeler; 

1- Mali Mühür Başvuru Formu ve Taahhütnamesinin doldurulmuş hali (imzalı, kaşeli).
2- “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” nin imzalı aslı.
3- Dernek tüzüğünün noter onaylı örneği.
4- Başvuru formuna dernek adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı örneği.

 

Bu belgeleri tamamlayan kurumlar, Gelir İdaresi Başkanlığı’na evraklarını göndererek mali mühür başvurusunda bulunabilirler. Başvuruları onaylanan firmalar daha sonra e-fatura uygulamsı için başvuruda bulunabilirler.

e-arşiv uygulaması için başvuruda bulunmak isteyen firmalar ise önce e-faturaya kayıt olmalılar. Ardından özel entegratörler aracılığı ile e-arşiv başvurusu yapabilirler.